MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INDUSTRIAS AXIAL SAS
En cumplimiento de lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 y a su decreto Reglamentario 1377 de 2013, INDUSTRIAS AXIAL S.A.S. adopta la presente política para el Tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de su objeto social.
De esta forma, INDUSTRIAS AXIAL SAS manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, intimidad y buen nombre, en el Tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
I. MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008- Disposiciones generales habeas data
Ley 1581 de 2012- Disposiciones generales para la protección de datos personales
Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2592 de 2010
Decreto reglamentario parcial 1377 de 2013.
Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.
II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: INDUSTRIAS AXIAL S.A.S.
Sociedad identificada con NIT. 900.010.107-7
DOMICILIO Y DIRECCIÓN: INDUSTRIAS AXIAL SAS tiene su domicilio principal en la ciudad de Yumbo y su dirección es Calle 15 N° 38 – 71
CORREO ELECTRÓNICO: juridico@industriasaxial.com
TELÉFONO: (57-2) 5242875
III. IDENTIFICACIÓN DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
GESTIÓN COMERCIAL:
CARGO: ASISTENTE COMERCIAL info@industriasaxial.com Ext. 116
ASESOR COMERCIAL asesorc@industriasaxial.com Ext. 119
GESTION TALENTO HUMANO:
CARGO:
AUX. DE TALENTO HUMANO auxiliarrh@industriasaxial.com Ext 111
GESTION CONTABILIDAD:
CARGO:
AUX. CONTABILIDAD contabilidad@industriasaxial.com Ext 122
GESTION COMPRAS:
CARGO:
ASIST. COMPRAS Y COSTOS compras@industriasaxial.com Ext 124
GESTION MANTENIMIENTO:
CARGO:
JEFE DE OPERACIONES jefedemantenimiento@industriasaxial.com Ext 104
DOMICILIO Y DIRECCIÓN: INDUSTRIAS AXIAL SAS tiene su domicilio principal en la ciudad de Yumbo y su dirección es Calle 15 N° 38 – 71
TELÉFONO: (57-2) 5242875
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los principios y disposiciones contenidas en el manual de políticas y procedimientos para el Tratamiento de base de datos serán aplicables a los datos personales registrados en los siguientes archivos y/o bases de datos de INDUSTRIAS AXIAL SAS.
Directorio Clientes
Solicitantes de Cotización de Ventas.
Directorio Proveedores Materias Primas
Directorio Proveedores Mantenimiento
Empleados Activo e Inactivos
Clientes y Proveedores de Contabilidad.
Este documento debe ser de conocimiento y aplicación por los Encargados del Tratamiento, delegados y autorizados por el Responsable del Tratamiento
V. DEFINICIONES
Para efectos del cumplimiento de la ley, se entenderá en este documento las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o indeterminadas.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen étnico o racial, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier tipo político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos sean objeto del tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
VI. PRINCIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, INDUSTRIAS AXIAL SAS aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables en la materia.
Principio de finalidad: La actividad del Tratamiento de datos personales que realice INDUSTRIAS AXIAL SAS o a la cual tuviere acceso, obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que revele el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos personales, INDUSTRIAS AXIAL SAS garantizará al titular su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información respecto de la existencia de cualquier información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por INDUSTRIAS AXIAL SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en INDUSTRIAS AXIAL SAS, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funcione; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
VII. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo consagrado en la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INDUSTRIAS AXIAL SAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de autorización otorgada a INDUSTRIAS AXIAL SAS para el Tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no sea necesaria la autorización1.
Ser informado por INDUSTRIAS AXIAL SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante INDUSTRIAS AXIAL SAS.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Solicitar copia del Manual de Políticas y Procedimiento para el tratamiento de datos personales.
1Ley 1581 de 2012, artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.
VIII. DEBERES DE INDUSTRIAS AXIAL SAS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INDUSTRIAS AXIAL SAS reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, INDUSTRIAS AXIAL SAS utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el Tratamiento y protección de datos personales, INDUSTRIAS AXIAL SAS tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o llegaren a regular esta materia:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Determinar al Encargado de Tratamiento sobre la finalidad de la recolección de datos y los deberes que debe cumplir para la conservación y uso del mismo.
Establecer las condiciones de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de las bases de datos.
Implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Garantizar que los Encargados del Tratamiento, estén totalmente enterados del proceso de Tratamiento de Datos.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
IX. DEBERES DE LA ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el Tratamiento de datos personales.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de autorización otorgada.
Conservar y Garantizar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
Tramitar las consultas formulados en los términos señalados en la presente ley.
Registrar en la base de datos las observación «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la observación «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado al Tratamiento de sus datos.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
X. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
INDUSTRIAS AXIAL SAS requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el Tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados por la ley, a saber:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Manifestación de la autorización
La autorización a INDUSTRIAS AXIAL SAS para el Tratamiento de los datos personales será otorgada por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le informe INDUSTRIAS AXIAL SAS de acuerdo a cada Gestión.
Medios para otorgar la autorización
La autorización será solicitada por INDUSTRIAS AXIAL SAS de manera previa al Tratamiento de los datos personales mediante los diferentes formatos de creación y/o actualización establecimos por la empresa en cada Gestiones e Internet, excepto los datos de naturaleza pública.
El titular entregará autorización de los datos personales a través de documentos físicos, correo electrónico o sitio web www.industriasaxial.com.
Aviso de Privacidad
Prueba de la autorización
INDUSTRIAS AXIAL SAS establecerá archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin, para conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento.
XI. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN, RECLAMOS, REVOCATORIA O SUPRESIÓN DE DATOS.
Consultas y actualización de datos
Todos los titulares que en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegarán a suministrar y autorizar a INDUSTRIAS AXIAL SAS cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla a través del Encargado del Tratamiento.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, INDUSTRIAS AXIAL SAS garantiza medios de comunicación electrónica, física y personal.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de tres (03) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado, se informará al interesado antes del vencimiento de los tres (03) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante INDUSTRIAS AXIAL SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes condiciones:
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud escrita dirigida a INDUSTRIAS AXIAL SAS al correo electrónico juridico@industriasaxial.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiere hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, juridico@industriasaxial.com dará respuesta al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que el Encargado del Tratamiento de datos o un empleado de INDUSTRIAS AXIAL SAS reciban el reclamo dará traslado de la solicitud juridico@industriasaxial.com a un término máximo de dos (2) días hábiles con copia al Titular.
Una vez recibido el reclamo completo, se solicita al Encargado del Tratamiento incluir en la base de datos una observación al titular que diga «reclamo en trámite» ” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha observación se mantendrá en la base de datos hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá a su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Petición Revocatoria y/o de supresión de datos
El titular puede en cualquier momento realizar la revocación y/o supresión de la autorización otorgada a INDUSTRIAS AXIAL SAS para el Tratamiento de los datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron solicitados.
Haya finalizado cualquier tipo de relación contractual con Industrias Axial, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o para realizar una acción en función del interés público.
El titular solicitara la petición de revocatoria y/o supresión de los datos personales, por el mismo medio por el que lo otorgó o contactándose directamente con el Responsable del Tratamiento.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte de manera total en relación con la finalidad autorizada y por lo tanto, INDUSTRIAS AXIAL SAS deberá cesar cualquier actividad de Tratamiento de los datos, y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán éstos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros.
XII. TRATAMIENTO DATOS
En el Tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda prescrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el Tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
Responder y respetar el interés superior de los menores.
Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
INDUSTRIAS AXIAL, solicitara y archivara las historias clínicas a los empleados, que presenten recomendaciones médicos en los exámenes periódicos programados por la empresa; con el fin de hacer seguimiento a su estado de salud y así mejorar y/o ajustar sus condiciones de trabajo para que no afecte su bienestar. En los accidentes de trabajo, se archivaran los reportes e historias clínicas de los empleados, para los procesos legales de la Administradora de Riesgos Laborales.
INDUSTRIAS AXIAL, archivara todos los documentos derivados de la relación laboral como: memorandos internos, descargos, llamados de atención y evaluaciones de desempeño. Y los comunicados judiciales y los soportes exigidos en ellos.
Tratamiento de datos durante la relación contractual
INDUSTRIAS AXIAL SAS cuando contrate terceros para cualquier servicio del área de Talento Humano regulará en los contratos el Tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del proceso respectivo.
Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en INDUSTRIAS AXIAL SAS, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información, niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por interesados en las vacantes de INDUSTRIAS AXIAL SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo, por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Esta carpeta física o digital sólo será accedida y tratada por la Auxiliar de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre INDUSTRIAS AXIAL SAS y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido por INDUSTRIAS AXIAL SAS. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá al área legal, evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, INDUSTRIAS AXIAL SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad que la información laboral pueda contener datos sensibles. En las bases de datos se guarda la información, debido a requerimientos de entidades legales.
INDUSTRIAS AXIAL SAS tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
Tratamiento de datos personales de Proveedores y Clientes
INDUSTRIAS AXIAL SAS solo recopilará en los formatos Creación y/o Modificación de Proveedores; Creación y/o Modificación de Clientes, los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la creación de los directorios de contacto; para la comunicación directa de la relación comercial.
El archivo físico solo será accedida y tratada por los Auxiliares de Contabilidad y la base de datos por Asistente y Asesor Comercial, Asistente de Compras y Costos y Jefe de Operaciones, y con la finalidad de administrar la relación contractual entre INDUSTRIAS AXIAL SAS y sus proveedores y clientes.
Para lo concerniente a los registros contables de facturas, los terceros proveedores y/o clientes, serán creados con los documentos que estos entreguen de RUT y Certificación Bancaria.
Tratamiento de datos personales en procesos de contratación
Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con INDUSTRIAS AXIAL SAS, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de INDUSTRIAS AXIAL SAS y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique INDUSTRIAS AXIAL SAS según el tipo de dato de carácter personal tratado.
XIII. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
INDUSTRIAS AXIAL SAS, como responsable de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de Encargado de tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información.
El registro nacional de bases de datos personales permitirá:
Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información de INDUSTRIAS AXIAL SAS, asignándosele un número de registro a cada base de datos.
La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene, (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos, (iii) Identificación del área de INDUSTRIAS AXIAL SAS que hace el Tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de Tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos, (v) indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene, (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de INDUSTRIAS AXIAL SAS, (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base, (viii) la condición de INDUSTRIAS AXIAL SAS como responsable o Encargado del Tratamiento de las bases de datos, (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe, (x) procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Funcionario de INDUSTRIAS AXIAL SAS Encargado de la custodia de la base de datos, y (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.
De manera mensual se registrará, para efectos de cumplimiento y auditoría, los cambios surtidos en las bases de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por parte de la persona Encargado de la custodia de la misma.
La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por INDUSTRIAS AXIAL SAS, serán documentados en el Registro Nacional.
El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos, indicando el origen de la misma.
La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por INDUSTRIAS AXIAL SAS para hacer efectiva la cancelación.
INDUSTRIAS AXIAL SAS, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, INDUSTRIAS AXIAL SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XV. VIGENCIA
La presente política rige a partir del 01 de enero de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en INDUSTRIAS AXIAL SAS.